1.Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w urzędzie Gminy w Kamionce Wielkiej .

2.Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresach czynności .

1.Kasjer może przewozić z banku samochodem służbowym środki pieniężne do wysokości 1,5 j.o.

2. W przypadku przewożenia kwoty wyższej niż 1,5 j.o. ochronę transportu należy zlecić wyspecjalizowanej firmie .

W kasie może znajdować się :

a/ pogotowie kasowe na bieżące wydatki ustalone w § 2pkt 3a,

b/ gotówka podjęta z banku na określone rodzaje wydatków ,

c/ gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy tj. dochodów gminy .

d /gotówka ze sprzedanych znaków opłaty skarbowej

e/ gotówka ze sprzedanych znaków weksli

Znajdująca się na koniec dnia nadwyżka gotówki ponad ustaloną w § 2 pktcie 3b niniejszej instrukcji wysokość należy odprowadzić – wpłacić do banku w tym dniu , w którym powstała nadwyżka .

Ponadto dochody gminy odprowadzić na konto nie rzadziej niż do 7 dni , oraz na koniec każdego tygodnia i miesiąca .

Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony przy pobraniu . Nie wykorzystaną część gotówki pobraną z banku można przeznaczyć na inne cele określone przy pobraniu .

Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych wydatków a nie zrealizowanych w danym dniu może być przechowywana w kasie przez 1 dzień , pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia . Gotówki tej nie wlicza się do wielkości niezbędnego zapasu .

Dokumenty kasy stanowią :

Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi :

-wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,

-wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi , którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki .

Zastępcze dowody wypłat nie może wystawić kasjer , lecz skarbnik gminy lub osoba przez niego upoważniona .

Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić , czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty . Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji . Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera .

Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę .

Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Wójt Gminy i Skarbnik Gminy lub osoby przez nich upoważnione składając swe podpisy pod klauzulą o treści „Zatwierdzono do wypłaty....”

Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę , jeżeli wynika do ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy lub osoby przez nich upoważnione / np. wypłata wynagrodzeń nie podjętych w terminie /.

Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym . Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym . Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz umieszczając swój podpis . Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy wystawianych zbiorczych dowodów, gdzie jest wpisana słownie w złotych ogólna suma wypłat .

Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać , na jej prośbę lub na prośbę kasjera może podpisać inna osoba / nie może to być kasjer/ , stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym . Na dowodzie kasowym zamieszcza się numer , datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej jako świadek .

Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić , że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej . Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego . Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie . Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza , właściwy urząd administracji państwowej , zakład pracy zatrudniający osobę , która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu .

Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty , numeru i pozycji raportu kasowego , w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane . Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki , dokonywanych w danym dniu powinny być w tym dniu ujęte w raporcie kasowym sporządzonym przez kasjera .

Raporty kasowe sporządza się na koniec każdego dnia.

Po wydrukowaniu raportu kasowego i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie kasjer podpisuje raport kasowy i oryginał z dowodami kasowymi , przekazuje Skarbnikowi lub osobie upoważnionej .

Pełna dokumentacja kasowa prowadzona jest komputerowo przy użyciu programu Kasa Urzędu DOS/UNIX Firmy Korelacja Zakład Informatyki – Kraków ul. Chopina 12.

Szczegółowy opis funkcjonowania tego programu zawarty jest w tz. Opisie programu , który stanowi integralną część zarządzenia .

Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie . Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera . Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową . Nadwyżka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi pozostałe przychody operacyjne .

Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji społecznych , agencji PKO , kas zapomogowo-pożyczkowych , a także innych pracowników jednostki plombowane kasy zawierające gotówkę , pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer . Ewidencja ta musi zawierać co najmniej dane :

a/ numer kolejny depozytu

b/ określenie deponowanego przedmiotu, a przy gotówce określić jej wysokość,

c/ określenie jednostki, której własność stanowi depozyt

d/ datę i godzinę przyjęcia depozytu,

e/ datę i godzinę zwrotu depozytu, oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia i podpis kasjera.

Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki .

Działalność kasowa podlega zorganizowanej kontroli wewnętrznej w ramach której do kontroli winny być przewidziane nie zapowiedziane kontrole kasy w zakresie inwentaryzacji gotówki oraz przestrzegania przepisów kasowych .